La gestión de tesorería: Un “oasis” en la transformación digital de las empresas

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El tamaño y complejidad de las empresas españolas es muy diverso. Atendiendo a número de empleados aproximadamente la mitad de las empresas tienen menos de 50 empleados y sólo un 25% tienen más de 300 empleados. Atendiendo al volumen de facturación, la práctica totalidad se puede considerar pyme o micropyme y sólo hay 62 mil empresas que facturen más de 6 millones de euros, y sólo un 25% de éstas facturan más de 350 millones de euros. Si cruzamos además estos datos por sectores, y tenemos además en cuenta que todas las empresas rivalizan para tratar de diferenciarse en algo de sus competidores, la manifestación de que el tejido empresarial español en lo relativo a su tamaño, gestión, usos y costumbres es de lo más variopinto, se hace aún más evidente.

Con este escenario, es indudable que las necesidades de gestión de la empresa española son “a la carta” y que cada una de ellas aplica diferentes combinaciones de soluciones para gestionar su día a día a nivel contable, fiscal, comercial, logístico, de información,… mediante el uso de ERP, CRM, BI, B2B, B2C, gestión documental, TPV, aplicaciones a medida, etc. Afortunadamente, en España se comercializan sistemas de gestión para todo tipo de tamaño de empresa y hay integradores solventes capaces de adaptarlos a cualquier tipo de necesidad concreta, sectorial o funcional. El problema es que aún así, las empresas están obligadas a modificar constantemente sus sistemas en pro de hacerse más competitivos, o en el peor de los casos, para no perder dicha competitividad o los aspectos diferenciadores e innovadores que requieren tanto sus clientes como sus propias cuentas de explotación.

Nos encontramos pues en un inevitable circulo vicioso en el que constantemente las empresas modifican, adaptan o cambian sus ERP, sus CRM, sus sistemas de analítica de negocio, etc. para, entre múltiples motivos, hacerse más competitivos, reducir los plazos de respuesta, reducir costes o interpretar mejor las decisiones de sus clientes. Esto es así y no lo va a cambiar nadie, sino que además estas exigencias van a ir aumentando exponencialmente y en “efecto dominó” de forma que las empresas reaccionan cuando ven a sus competidores hacerlo, es decir, ven como se transforman digitalmente y por tanto, se hacen más competitivos que ellos.

Hay distintas formas de paliar o relajar estos esfuerzos y estrés tecnológicos permanentes, como por ejemplo, en el ámbito de un ERP, elegir uno que sea escalable y que pueda  hacer frente no sólo a las necesidades actuales, sino a las futuras (internacionalización, legislaciones, idiomas, divisas, intragrupo, ...) y con la capacidad de poder conectarse a cualquier otra aplicación externa, pagando por él de forma proporcional a las especificaciones que realmente consumo en cada momento y dimensionando su funcionalidad a lo realmente aporta valor. En este sentido estamos viendo como cada vez son más las empresas que reducen los alcances de sus ERP dejando que sean otras aplicaciones más especializadas las que gestionen otros aspectos del negocio (MRP, PMP, B2B, B2C, sistemas expertos de gestión de tesorería, etc.) y manteniendo únicamente el ERP como un tronco común que sea más fácilmente adaptable y evolucionable frente a la tradicional visión que teníamos sólo hasta hace unos pocos años de “mastodontes” informáticos que debían gestionar de principio a fin todos los aspectos y funciones del negocio. Esto obligaba a las empresas a pasar largas temporadas en la UCI cuando tenían que modificar sus ERP paralizando todos los órganos vitales de la empresa, frente a la perspectiva actual de que es mejor pasar (siguiendo con la terminología médica) por consultas externas medicando sólo el órgano que no cumple bien su función o que necesita modificar sus constantes vitales.

El escenario planteado, si bien hemos visto que existen alternativas para reducir el estrés del cambio tecnológico, es sin duda muy exigente y requiere una constante evolución e inversión. Esto es en esencia la digitalización de la empresa, que ha traído de la mano que esta responsabilidad ya no sea única y exclusivamente del CIO, sino que deban participar el resto de piezas de la compañía (finanzas, logística, marketing, recursos humanos, ventas, etc.) cada uno de ellos liderando la transformación digital en sus respectivas áreas.  

Sin embargo, hay ámbitos funcionales en las empresas en las que da igual el tamaño de la empresa, su nivel de facturación, el sector a que se dedique, el tamaño medio de las operaciones, si vende servicios o bienes, si requiere procesos industriales o de fabricación, si realiza su actividad en distintos países o incluso si existen responsables de forma explícita o no al mando de la misma; porque los activos que gestiona dicha responsabilidad son los mismos en todas las empresas a nivel planetario y en todas ellas se gestiona de la misma forma. Me refiero al dinero y más concretamente a la gestión de tesorería, que es quizás la única función que se rige bajo los mismos parámetros en todas las empresas del planeta sea cual sea su tamaño. En este sentido, la gestión de tesorería es el “oasis” en los procesos de transformación digital de las empresas, es decir, mientras que otras funciones se ven obligadas a evolucionar constantemente para adaptarse mejor a los requerimientos del mercado y el consumidor, reducir costes y tiempos de respuesta y hacerse más productivos y competitivos (me refiero por ejemplo a gestión de stocks, gestión de los aprovisionamientos y fabricación, modelos de comercialización, etc), la de gestión de tesorería no requiere “revoluciones” ni “reinvenciones” siempre y cuando, eso sí, cumpla con sus obligaciones de reporting, información, exactitud e inmediatez.

Desde esta perspectiva, a una buena herramienta de gestión de tesorería se le ha de exigir que cumpla los mismos requisitos con independencia, como hemos dicho, de la empresa que la implante, que no son otros que los de la propia función de tesorería y que son comunes en cualquier empresa:

  • Relaciones intragrupo
  • Operaciones financieras
  • Presupuesto de tesorería
  • Contabilización
  • Conciliación
  • Cobros y pagos
  • Comunicaciones bancarias
  • Cuadro de mando y reporting
  • Integración y conectividad con otras aplicaciones y ERP

Es obvio que todas las empresas incluso las microempresas gestionan o monitorizan su tesorería en mayor o menor medida, otra cosa es que lo hagan con la suficiente profundidad, rapidez, automatización y perspectiva temporal que debieran.

¿Por qué es estratégico gestionar la tesorería de forma profesional y planificada?

En primer lugar y fundamental, porque se gestiona el activo en el que acaba convirtiéndose cualquier otro activo material o inmaterial de la empresa, o del que se requiere para hacer cualquier tipo de inversión fija o circulante; que no es otro que el dinero, es decir, porque se gestiona el riesgo de liquidez. No obstante, por si esto fuera poco, hay otras cuestiones colaterales como nuestra exposición al riesgo de tipo de cambio y al riesgo de tipo de interés y nuestra capacidad de maniobra a la hora de negociar con las entidades financieras.

En pocas palabras, de nada sirve tener un buen producto, una buena clientela, y un estupendo equipo de personas, y que además todos los departamentos de mi empresa se estén transformando digitalmente en mayor o menor medida para ser más productivos si no hemos planificado con suficiente antelación el dinero que vamos a necesitar o disponer para mantener la actividad, comprar materias primas, pagar a nuestros empleados, etc.

¿Cuáles son las funciones de la gestión de tesorería?

Pues bien, como ya hemos dicho, gestionamos dinero y además el dinero se gestiona igual en todas las empresas del planeta, por lo que las funciones de la gestión de tesorería son las mimas con independencia de la empresa y tipo actividad que desarrolle. Lo único que puede variar es el grado en que cada empresa tenga profesionalizada y/o automatizada esta tarea.

Los objetivos de cualquier tesorero son, por tanto:

  • Disponer de total visibilidad de los flujos de liquidez presentes y futuros
  • Controlar y concentrar dichos flujos
  • Reducir y optimizar la financiación necesaria
  • Controlar el negocio bancario y sus costes
  • Controlar los riesgos derivados (liquidez, deuda, tipos de Cambio, tipos de interés, cédito comercial, etc)

En pocas palabras, se puede resumir que la función de una correcta gestión de tesorería es hacer que el dinero esté en el sitio correcto en el momento necesario y al menor coste posible. Esto es fácil de decir, pero los retos que plantea no son irrelevantes dado que plantea llevar a cabo funciones bien complejas y en algunos casos muy tediosas y que requieren de mucho tiempo si no disponemos de herramientas adecuadas específicamente diseñadas para llevar a cabo esas funciones.

Autor

Imagen de Javier García

Director Área Finanzas, Administración y Operaciones