Los retos de la dirección financiera (Parte 2)

Contabilidad analítica, control presupuestario y tesorería

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Analítica y presupuestos

Contabilidad Analítica

Como dije en el anterior artículo, una de las tareas fundamentales de los directores financieros es proporcionar información también hacia la propia compañía. Esta información debe contar con un nivel de detalle mucho mayor que la contabilidad financiera y nos debería de responder preguntas como la rentabilidad de nuestros productos o departamentos,  como de cerca o lejos estamos de nuestros objetivos por cada línea de negocio, delegación, etc.

Contar con una contabilidad analítica diferenciada de la contabilidad financiera y que a su vez se alimente de ella para no duplicar trabajos es algo que probablemente todos los ERP del mercado ya hacen. Sin embargo , Sage X3 nos aporta herramientas adicionales , como el contar con múltiples ejes, como el poder realizar una definición flexible de la estructura de análisis, poder realizar repartos a posteriori de forma automática y no solo quedarnos en las pirámides de desglose a priori.

El concepto pirámide en la contabilidad analítica de X3 nos va a permitir realizar informes analíticos a varios niveles agrupando las diferentes secciones analíticas de los ejes a nuestro gusto, pudiendo a su vez obtener acumulados intermedios y reorganizar de una forma ágil y gráfica la composición de nuestra pirámide. Podemos mantener múltiples pirámides por eje analítico, los que nos permitirá analizar la información desde diferentes puntos de vista, como ya hemos mencionado.

Control presupuestario

En Sage X3 tenemos tres formas de elaborar los presupuestos, bien importarlo de Excel, introducirlo a mano o calcularlo en base a históricos. Podemos presupuestar a nivel de cuenta y dimensión analítica y podemos realizar el seguimiento tanto en importe como en cantidad.

Podemos mantener varias versiones del presupuesto y contrastar con el presupuesto directamente desde las compras.

Tenemos la posibilidad de crear una estructura jerárquica de entidades vinculadas al proceso presupuestario: quien es el responsable, quien lo ha de aprobar, a quien se le ha de asignar, quien es el destino.

En definitiva, una gestión presupuestaria totalmente integrada y flexible como lo es la parte analítica. Con circuitos de aprobación y revisión.

Tesorería

La tesorería es otra parte importante de la gestión de los departamentos financieros. Obtener un estado de flujos de tesorería o un balance banco empresa son trabajos que pueden llegar a suponer un montón de tiempo dentro de las agendas de nuestros equipos. Sobre todo si trabajamos con varias entidades, varias cuentas por entidad o sociedades, divisas, etc.

En estas condiciones obtener una posición bancaria diaria es una tarea que puede resultar prácticamente imposible sin las herramientas adecuadas.

Sage XRT es la solución de Sage que viene a cubrir esta parte. Es un software específico de gestión de tesorería que puede funcionar de forma autónoma o enlazado con su ERP.

Sage X3 y Sage Murano nos dan la posibilidad de gestionar nuestra cartera de efectos de cobro y pago, reclamar impagados, realizar informes previsionales e incluso incorporar los extractos bancarios y realizar conciliaciones bancarias. XRT va más allá, con Sage XRT Online Banking descargaremos los extractos bancarios de todas nuestras entidades desde un único punto, incorporándolo a nuestro presupuesto de tesorería y contrastándolos con nuestra previsión, en base a efectos del ERP, condiciones pactadas, deuda, pagos periódicos etc.

Esto nos proporciona un control exhaustivo con uno de los mayores proveedores de las empresas, los bancos. Todo aquello que no esté correcto o no se atenga a lo presupuestado / pactado va a saltar, y podremos realizar reclamaciones de forma automática desde el propio sistema.

Además, aquello que aparezca en el banco, consideremos correcto y no aparezca en nuestra previsión podemos incorporarlo a nuestra contabilidad de forma automática.

Con Sage XRT la posición bancaria diaria en empresas con mucho movimiento es posible.

Pero además tendremos posibilidad de gestionar cuentas intercompany, gestionar préstamos entre realizar barridos, ordenar transferencias, realizar la conciliación bancaria con herramientas aún más potentes y ágiles que las de los ERP.

Por último, ocurre como con el ERP, Sage XRT se convierte en un único repositorio de toda la información referida a nuestra tesorería. El propio trabajo diario con los bancos, con nuestro ERP y nuestras previsiones alimentan toda la información que necesitamos y nos proporcionan el origen de datos confiable y actualizado que necesitamos para extraer informes como el de negocio bancario o el estado de flujos de tesorería siempre actualizado.

En resumen

Existen muchos departamentos financieros, pero todos tienen las mismas obligaciones, responsabilidades y retos. Difieren en la forma de recopilar y visualizar la información, en la complejidad de determinados procesos y en como realizan su trabajo.

Sin herramientas ágiles, flexibles y modernas muchos de los trabajos se convierten en algo prácticamente artesanal que hay que hacer y rehacer cada día, semana, mes…

Afortunadamente en la actualidad contamos con soluciones que nos facilitan en gran medida la vida, pero que también nos aportan ventajas competitivas al permitirnos analizar de mejor forma nuestros negocios y por tanto actuar en consecuencia.

Fotografía de portada: Freepik

Autor

Imagen de Francisco Bernal Mora
Francisco Bernal Mora

Director Área Business Management