Sage 200c para empresas de instalación

Control de la información y gestión de proyectos con el módulo para empresas de instalación

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Si te preocupa la trazabilidad de la información y tu negocio gira alrededor de la gestión de proyectos para clientes esta demostración del módulo de proyectos de Sage 200c puede ayudarte a aclarar algunas dudas. Sage 200c es un ERP para empresas con menos de 50 empleados y se basa en estándares, con lo que en el vídeo verás lo que hace el sistema en general aunque siempre será posible añadir adaptaciones que necesites ¡ponte en contacto con nosotros si es este tu caso!.

En la demo verás cómo se realiza el control y seguimiento de la planificación de proyectos una vez se han definido las tareas y subtareas que lo componen, los recursos materiales y humanos necesarios así como la confección de presupuestos y gestión de la facturación. 

Por un lado, te explicamos la creación del presupuesto que incluye la definición de capítulos, subcapítulos y partidas presupuestarias; de modo que puedas añadir tantos conceptos como necesites para definir el presupuesto que enviarás a tu cliente.

En cada capítulo se añade una pequeña descripción que orienta a los jefes de proyecto y se definen las unidades de coste para cada partida presupuestaria (tareas), aunque verás en el vídeo que puedes tener varios costes asociados a una misma línea de presupuesto (empleados, máquinas, entre otros).

Los presupuestos de Sage 200c están conectados con el resto del ERP, ya que funcionan sobre una única base de datos con lo que desde esta unidad del módulo puedes realizar ofertas y pedidos a proveedores que se exportan al módulo de compras de la aplicación, o puedes facturar a tu cliente por los avances del proyecto y ver cómo se reflejan los efectos por cobrar en el módulo de Ventas, o el asiento contable correspondiente en el módulo de contabilidad.

En esta parte de la aplicación, te encontrarás con la definición de Certificaciones, que no es más que la materialización en albarán o factura de un “hito” alcanzado en el proyecto. Es decir, cuando pactas con el cliente que cada X metros de construcción o que al X% de ejecución vas a facturarle estás diciendo que emites una certificación. Si trabajas con facturación por hitos, estos documentos pueden ser muy útiles para documentarlos y facturarlos adecuadamente. Verás con detalle en el vídeo como además se guardan los documentos generados o se envían vía correo electrónico al cliente para su aprobación y facturación.

En la parte de planificación del proyecto tienes una gran cantidad de ítems que puedes configurar, ya que el programa reproduce los capítulos y subcapítulos que has definido en el proyecto para que puedas establecer fechas de inicio y fin de cada tarea. Pero hay más, puedes tener valoraciones pesimistas u optimistas de la ejecución de cada tarea así como, por supuesto, el valor real final de su ejecución. 

También podrás configurar las dependencias entre tareas, o sea, definir qué tareas deben iniciar sólo si finalizan otras. De hecho, en el programa, si luego intentas cambiar la fecha de una tarea sin que haya terminado una de la que depende te daría error por lo que evitarías que se empiece algo que realmente no podría iniciarse.

Cuentas con diagramas de Gantt y gracias a las certificaciones puedes ver los grados de avance sin mayor complicación; además Sage 200c te permite exportar diagrama a Microsoft Project. También cuentas con diagramas de Pert para valorar holguras dentro de los proyectos.

Desde la planificación del proyecto también es posible crear pedidos a proveedores; y es muy fácil, estás en los ítems que componen el proyecto y a sólo un clic de distancia de cada partida que le compone con lo que es sencillo seleccionar la fecha de la oferta y ponerte en marcha para hacer el pedido y enviarlo por correo electrónico no sólo a uno sino a varios proveedores si quieres diferentes precios para ese material o alquiler de maquinaria que requieres concretamente.

Tanto desde el presupuesto como desde la planificación podemos gestionar pagos (ya vimos que emitiendo certificaciones de nuestro trabajo podemos facturar y desde los capítulos del proyecto podemos gestionar pedidos), podemos controlar facturas y además tenemos una mini gestión documental que dota a cada proyecto de cualquier documentación necesaria para ser más eficaces (fotos de la obra, planos, facturas, albaranes, pedidos, fotografías, documentos de office, pdf con información relevante, etc.).

Y por último, también verás en el vídeo la imputación de gastos, ya sea de horas trabajadas por tu personal, maquinaria utilizada o material comprado para abordar el proyecto. 

Previamente tendrás que dar de alta actividades específicas para que los empleados puedan imputar sobre ellas y debes relacionar esas actividades con artículos. Pero una vez tengas esto hecho, puedes imputar horas de trabajo, kilómetros, dietas y tareas concretas dentro del proyecto. En cuanto a las máquinas o material puedes imputar por horas y fechas de utilización y crear unidades de medida. En definitiva, tendrás el coste real del proyecto una vez hayas imputado todo lo que en realidad hayas consumido en él.

Aunque en el vídeo esto no se explica, sí que sería posible ver los márgenes de cada proyecto en función de los costes reales que has imputado, es decir, la comparación entre los ingresos que has realizado (ventas-facturas) y lo que has gastado en él (coste de personas, máquinas y materiales). De hecho, hay una sección dentro del módulo de proyectos llamada “Reporting y Análisis de Negocio” donde accedes al análisis de importes por proyecto (que puedes analizar por año, coste teórico vs coste real, por certificaciones, por cliente, por delegación, etc.) o al análisis de rendimiento de planificación por empleado (pues igual, para comparar costes teóricos vs costes reales, horas imputadas vs horas estimadas, etc.). En fin, para poder reflexionar sobre el desempeño del proyecto en general y, en su caso, aplicar correcciones a las métricas, procesos o modelo de imputación o planificación.

En resumen, el módulo de proyectos de Sage 200c no sólo te da una visión global de todos los proyectos con los que estás trabajando, sino que te permite indagar en cada uno de ellos, con el máximo nivel de detalle y con herramientas de análisis que te ayudan a gestionar mejoras posibles. Además, la integración es absoluta, porque la base de datos de Sage 200c es única y si tocas la planificación del proyecto estarás afectando a los módulos de contabilidad, ventas o compras de forma automática con lo que tu día a día no sólo se vuelve más ágil sino que además los fallos humanos se reducen de forma espectacular, los olvidos son menos frecuentes y la gestión en papel se vuelve cada vez más innecesaria.

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