¿Cómo sería la “carta a los reyes magos” de un tesorero?

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Bajo mi punto de vista es evidente, tener una herramienta que le permita cumplir con exactitud y suficiente antelación los requisitos de información que necesitan todos los órganos de la empresa para no morir estrangulados financieramente, o siguiendo con la terminología médica, necrosados por falta de riego sanguíneo.

Esto se puede conseguir de muchas formas, cada una de ellas con un grado de complejidad diferente, desde una hoja de cálculo conectada a las distintas fuentes de datos, hasta un ERP que disponga de un módulo específico. Todas las alternativas tendrán sus ventajas e inconvenientes.

Por ejemplo, de todos es sabido que, si bien la hoja de cálculo es una herramienta flexible a la hora de elaborar de forma relativamente rápida y sencilla informes, no es lo más indicado para compartir información tan delicada y tampoco es la forma más eficiente de la lanzar consultas a las bases de datos. Además la dependencia respecto al usuario experto es enorme dado que suele ser la única persona que conoce las interacciones de su hoja de cálculo.

En relación a disponer de un ERP con un módulo específico, como hemos dicho anteriormente, si incorporamos funciones muy concretas ajenas  al tronco de gestión común, termina convirtiéndose en un “mastodonte” difícil de evolucionar, y además paraliza al resto de la organización cada vez que se deba adaptar.

Desde esta perspectiva, lo ideal es disponer de una herramienta (software) específico de gestión de tesorería con capacidad de conectarse a cualquier ERP y con distintos módulos que podamos contratar en función de que nuestras necesidades a nivel de gestión de tesorería vayan aumentando o haciéndose más complejas.

En este sentido, la “carta a los reyes magos” sería poder gestionar desde una única aplicación y de forma centralizada:

Las comunicaciones con entidades financieras de forma automatizada

Hablamos de una herramienta que nos permita descargar automáticamente los extractos de todas nuestras cuentas bancarias (nacionales o internacionales) sin necesidad de que los usuarios deban malgastar su tiempo entrando una a una en cada una de las webs de los bancos y sin necesidad de compartir claves de acceso confidenciales.

La conciliación de forma automática de los extractos bancarios que hemos descargado con los movimientos que tenemos registrados en contabilidad

Hablamos de una herramienta que una vez descargados los extractos me informe de los movimientos que aún no están registrados en mi sistema contable (normalmente el ERP), evitando así errores de duplicidad de asientos y tiempos de punteo.

La contabilización de forma automática de los movimientos pendientes de registrar

Hablamos una herramienta que registre de forma automática esos asientos por mí, evitando errores en la introducción de asientos, distribuciones de centros de coste, importes o códigos de cuentas y, por supuesto, ahorrando un tiempo magnífico del usuario para que pueda dedicarlo a otras tareas de mayor valor añadido.

El control de las condiciones bancarias

Hablamos de una herramienta que me permita introducir de una forma normalizada todas las condiciones y acuerdos (incluso los de vinculación y volumen de operatoria) de todos y cada uno de los productos y servicios bancarios para poder obtener comparativos e históricos sin necesidad de recurrir a otras herramientas como hojas de cálculo que no están específicamente diseñadas para ello y que normalmente requieren de un trabajo manual importante. Permitiéndome además mostrarnos de forma automática si la entidad financiera ha cometido algún “error” a la hora de aplicarme unas comisiones, liquidarnos unos intereses o aplicarnos una fecha valor incorrecta.

La elaboración automática de mis flujos de tesorería a corto y medio plazo

Hablamos de una herramienta que sea capaz de conectar con mi ERP para captar las previsiones de mi cartera de cobros y pagos, pero además las previsiones de mis pedidos de compra y venta, y de planificación de aprovisionamientos de materias primas o subproductos, y de combinarla con los cuadros de amortización de mis préstamos, leasings, rentings, avales y pólizas de crédito, para facilitarme qué saldos de tesorería voy a tener en cada momento, informándome de las desviaciones respecto a mi presupuesto de tesorería y de posibles descubiertos.

La elaboración automática de los balances banco-empresa

Hablamos de una herramienta que sea capaz de informarme del negocio que estoy gestionando a través de cada entidad, y de mostrarme cuánto dinero está ganando cada una de ellas conmigo en cada uno de los productos o servicios financieros (no sólo por curiosidad, sino para poder mejorar mi capacidad de negociación frente a ellas), identificando así todos y cada uno de mis costes en la relación bancaria, incluso los opacos (valoraciones y floating) y los administrativos (gestión de resolución de incidencias y errores).

La gestión centralizada y automática de firma y envío de ficheros a los bancos

Hablamos de una herramienta que sea capaz de conectar con todo el pool bancario sin necesidad de tener que entrar de forma manual una a una en cada web y que los apoderados puedan autorizar los envíos desde sus móviles.

Autor

Imagen de Javier García

Director Área Finanzas, Administración y Operaciones