¿Existen herramientas específicas de gestión de tesorería?

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Una empresa competitiva requiere que todas sus funciones estén profesionalizadas, automatizadas y en constante evolución y adaptación a nuevas necesidades cada vez más exigentes y frecuentes.

Esto lo conseguimos en gran parte afrontando procesos de digitalización en casa una de las funciones y estamentos de las empresas, lo que a su vez provoca un profundo estrés de cambio tecnológico con el que tenemos que aprender a convivir. Se trata en general de hacer nuevas cosas, hacerlas de forma distinta (o dejar de hacerlas) y hacerlas de forma más rápida si no queremos perder el pulso frente nuestros competidores y alejarnos cada vez más de nuestros clientes.

Sin embargo, existen “oasis” de relativa tranquilidad donde las exigencias se concentran exclusivamente (que no es poco) en cumplir con las tareas de forma más rápida y con menor uso de recursos. Esto es gracias a que dada la naturaleza de esas responsabilidades, el éxito no depende de hacer cosas distintas a las se venían haciendo o como las hacen otras empresas, pues éstas se gestionan de la misma forma en todas ellas.

En concreto, a la hora de gestionar nuestros flujos de liquidez y nuestras previsiones financieras no necesitamos fórmulas magistrales sino herramientas específicas y profesionales que sean capaces de facilitarnos la información de forma inmediata y exacta y automatizar en la medida de lo posible el mayor número de tareas repetitivas o tediosas para poder centrar el tiempo en tomar decisiones.

¿Qué puedo hacer si quiero tener una Gestión de Tesorería eficiente en mi empresa?

Lo primero es tener en cuenta que no existen “fórmulas magistrales” a la hora de monitorizar y prever la liquidez, sino que de lo que se trata es de conseguir  es de automatizar el mayor número de funciones posibles y evitar errores para poder destinar el tiempo en tareas realmente relevantes y acortar los tiempos de reporting. En este sentido hay que abordar ineludiblemente los siguientes retos:

  • Pasar del tratamiento manual de la información bancaria y financiera, a modelos en los que este tratamiento esté automatizado para conseguir que los procesos actuales de análisis (complejos y poco manejables) sean más rápidos y exactos y con capacidades analíticas muy superiores.
  • Pasar del uso de hojas de cálculo que tienen escasa o nula integración con los ERP y carecen de homogeneidad corporativa además de dispersar datos e información confidencial, al uso de herramientas específicamente diseñadas para la gestión de tesorería conectada a mi ERP que me permiten hacer esta gestión de forma centralizada y global en tiempo real sin necesidad de intervención por parte del usuario.

¿Existen herramientas específicas de gestión de tesorería?

Existen pocas herramientas específicas al margen (sin serlo) del uso de hojas de cálculo. La más extendida por su capacidad de conectividad con cualquier ERP y por el amplio abanico de modularidad que ofrece es Sage XRT Treasury. Abarca todos los aspectos de la gestión de tesorería de cualquier empresa sea cual sea su tamaño y complejidad y una de sus principales ventajas son las capacidades de parametrización que ofrece para poder automatizar prácticamente la totalidad del trabajo manual de tesoreros y contabilidad de bancos. Incluye además un módulo de Business Intelligence cerrando así por completo el circuito de procesos globales de la Tesorería (automatización, gestión financiera, análisis y toma de decisiones). Algunos de los aspectos más relevantes de esta herramienta son:

Extractos bancarios

Disponer de un proceso automático, programado y desatendido de conexión con todos mis bancos para descargar los movimientos bancarios y tenernos disponibles para su posterior tratamiento. Las ventajas son evidentes (ahorro de tiempo, reducción de errores y control de integridad entre fechas y saldos) frente a los problemas de hacerlo de forma tradicional (cada banco tiene un acceso diferente y existe una elevada carga de trabajo manual)

Previsiones de cobros y pagos

Tener la posibilidad de obtener una posición diaria de la liquidez incorporando de forma automática las previsiones y su categorización. Las ventajas también son evidentes (actualización automática de las previsiones desde contabilidad, identificación rápida de operaciones no previstas) frente a los inconvenientes de modelos tradicionalmente utilizados (exportar a hojas de cálculo listados de facturas, elevada carga de trabajo manual, errores e información desfasada)

Control de las condiciones bancarias

Disponer de un sistema automático para controlar los importes, fechas valor, comisiones e intereses mediante la generación automática y diaria de previsiones de liquidaciones (cobros, pagos, pólizas de crédito, cuentas corrientes, fechas valor, etc.) y el cotejo desatendido respecto las cargadas finalmente por la entidad. Las mejoras (evitar tareas repetitivas y manuales, control efectivo de las condiciones bancarias y contabilización automática de las mismas) vuelven a ser evidentes frente a los inconvenientes de gestionarlo de forma tradicional (complejidad a la hora de verificar el correcto cumplimiento de las condiciones bancarias, control a posteriori y errores bancarios sin identificar)

Gestión de la posición de liquidez

Tener la posibilidad de obtener una visión clara de los saldos bancarios reales y previstos en cada momento automatizando el proceso de elaboración de informes y la obtención de los datos necesarios. Con ello dejaremos de lado los problemas de sistemas tradicionales (utilización de complejas hojas de cálculo difíciles de actualizar y costosas de mantener, control a posteriori, errores bancarios sin identificar, difícil estandararizacíon corporativa)

Optimización de los recursos financieros

Optimizar la utilización del dinero detectando a priori de una parte saldos “ociosos”, y de otra, descubiertos; en definitiva mejorando nuestra capacidad de determinar mejor cuál es nuestra necesidad real de endeudamiento. Se trata de que de forma automática podamos realizar ordenes de traspaso entre cuentas para conseguir los saldos óptimos en cuentas corrientes o en pólizas de crédito. Con ello reducimos costes, tiempo de trabajo manual al generar y remitir las ordenes de forma automática, frente a modelos tradicionales donde los traspasos entre cuentas se ordenan uno a uno de forma manual, se requieren protocolos manuales de firma y es necesario consumir un gran número de horas interpretando la hoja de cálculo para establecer los traspasos óptimos.

Posiciones financieras entre empresas del grupo

Conocer los saldos de deuda entre empresas del grupo y calcular el coste financiero asociado para registrarlo o capitalizarlo de forma automática.

Operaciones financieras

Debemos conocer a priori los intereses, comisiones y gastos asociados a cada producto y además incluir de forma automática esas previsiones en nuestros presupuestos de tesorería. Las ventajas (acceso inmediato a informes sin necesidad de tratar la información previamente, seguridad e integridad en el seguimiento automático de las condiciones pactadas) son obvias respecto a los sistemas tradicionales (hojas de cálculo difíciles de actualizar, control a posteriori, complejidad a la hora de realizar los cálculos de cargas financieras, evolución del endeudamiento).

Presupuesto de tesorería

Mejorar el control y seguimiento presupuestario cargando automáticamente el presupuesto o revisiones de la cuenta de explotación y generando las reglas de correlación a nivel de tesorería.

Contabilización

Disponer de procesos automáticos para el registro de los movimientos bancarios con la posibilidad de establecer reglas para cada tipo de contabilización, evitando así errores de registro y trabajos manuales tediosos.

Conciliación

Automatizar el proceso obteniendo el mayor porcentaje de conciliación de movimientos sin intervención del usuario, y evitar con ello la contabilización manual a partir de partidas descuadradas y la impresión de papel.

Firma y envío de ficheros

Automatizar de forma segura el envío y firma de ficheros, aplicando el workflow de firmas internas mediante una sóla herramienta. Las ventajas que ofrece integrando todos los sistemas corporativos (ERP, Nóminas, …) evita los problemas de los sistemas tradicionales (ficheros de distintos orígenes, firmas de apoderados en distintas plataformas y con varios sistemas, etc).

Cuadro de mando y reporting

Mejorar el control y seguimiento gracias a un BI específicamente diseñado para gestión de tesotería integrado en la herramienta, permitiendo incluso la consulta de otros usuarios no funcionales (CEO, CFO,...)

Autor

Imagen de Javier García

Director Área Finanzas, Administración y Operaciones