Gobierno corporativo en PYME desde la perspectiva tecnológica

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La necesidad de un buen gobierno en las PYME es una realidad indiscutible. Son muchos y variados los foros donde se reflexiona sobre ello, aunque mi impresión es que son pocos los expertos que sientan cátedra al respecto y, desde luego, hay muy poco contenido en el que se dé un enfoque desde el punto de vista de las herramientas que debe manejar el Consejo de Dirección (o el órgano que ejerza la dirección corporativa si aún no se dispone de él) para desempeñar su cometido con la máxima eficiencia.

Recordemos los tres ejes del buen gobierno:

  • Fidelidad en la rendición de cuentas
  • Estrategia a largo plazo
  • Cumplimiento de la estrategia

Y pensemos en la periodicidad más habitual de reunión del órgano de gobierno que suele ser una vez al mes o una vez cada dos meses y por último en la duración de la sesión que normalmente suele ser una mañana.

Para cumplir con el cometido con esta cadencia y duración de las sesiones es evidente que el consejo debe trabajar entre sesión y sesión de forma coordinada para preparar la agenda y los contenidos de las sesiones futuras. Y aquí entra el enfoque de este post ¿con qué medios cuenta el consejo para ello?

¿Es razonable que los temas más importantes y/o conflictivos de la dirección corporativa o parte de su estrategia circulen entre los consejeros vía WhatsApp o mediante adjuntos fuera del ámbito corporativo y sin ninguna medida de seguridad corporativa?

Por otro lado, ¿es eficiente que los consejeros trabajen en los diferentes documentos sin control de versión alguno, sin identificar las aportaciones de cada uno, sin un proceso de validación? ¿Es necesario un repositorio común y seguro donde acceder a las propias actas del consejo y los documentos de trabajo relacionados allá donde cada consejero la necesite?

Y por último, aunque quizás debía estar en primer lugar. Todos los integrantes del consejo necesitan una herramienta, segura y accesible desde cualquier ubicación que les permita acceder a la información corporativa más relevante. Por supuesto, los estados de cuentas, pero también la evolución de los indicadores de gestión que el mismo consejo ha decidido implantar.

Con estas premisas tendríamos un consejo de dirección conectado entre ellos, compartiendo la misma información en un entorno seguro.

Se intuye fácilmente que la eficiencia del propio consejo mejora sustancialmente y la capacidad para evaluar la aportación de los consejeros y del propio Consejo se convertirá en una herramienta de gran valor.

Queda pendiente reflexionar sobre la estrategia y el cumplimiento de ésta. Una vez que el consejo decide incorporar una nueva política o procedimiento empieza una fase de aplicación que puede ser tanto o más compleja que la propia decisión del consejo. Puede ser una medida que afecte a un grupo importante de personas, quizás territorialmente disperso y con muy diferentes sensibilidades de priorización de las órdenes recibidas. En este ámbito una herramienta de gestión de procesos (BPM en el argot tecnológico) permitiría definir e implantar cualquier cambio en los procesos de la compañía y que se conviertan en mecanismos de obligado cumplimiento para el desempeño de la actividad. En el BPM se define el flujo de trabajo para cada tarea, sus elementos necesarios, sus validadores, autorizadores y desde luego permite identificar en qué punto se encuentra cualquier acción, quién es el último tenedor de la tarea y por quiénes pasó antes de llegar al estado actual. Por tanto, se puede medir, se puede reflexionar sobre su comportamiento y se puede variar para buscar la mejora continua.

Es importante concienciar a la empresa familiar y a la PYME en general de la necesidad de dotarse de Órganos de Gobierno para crecer con un criterio solvente más allá del ímpetu y la ilusión del fundador. Pero no olvidemos que hay que dotarles de herramientas para que su aportación sea lo más eficiente posible y el resultado se traslade al negocio tal y como el consejo haya decidido.

En resumen, y a mi juicio, habría que dotar al consejo de estas herramientas:

Espero que esta visión le sea útil.

Autor

Imagen de Manuel Cazorla Civera

Director General