Las 6 dudas más comunes sobre los ERP

Francisco Bernal nos echa una mano en el proceso de decisión de inversión en sistemas de información avanzados.

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Un ERP es un sistema de gestión global, esto es, que cubre todas las áreas funcionales de mi compañía (finanzas, compras, ventas, almacén, logística, calidad, RRHH, producción, etc), y lo hace de una manera integrada, no he de entrar y salir de múltiples aplicativos para obtener la información que quiero.

Los ERP nos proporcionan una gran cantidad de beneficios en base a la optimización y estandarización de procesos de negocio dentro de nuestra compañía, pero también otros como la posibilidad de explotar de la información de nuestras operaciones de una manera sencilla y sin tener que hacer nada más allá de nuestro trabajo diario.

Sin duda todos hemos oido hablar de ellos y con toda probabilidad tengamos ya un sistema de gestión que cumpla, más o menos, con esta definición. Tenemos claro que son herramientas clave y que nos han ayudado a llegar a donde estamos y, por supuesto, nos van a ayudar a llegar a donde queremos llegar. Entonces, ¿porqué nos cuesta tanto decidirnos a dar el paso de incorporar o mejorar nuestro ERP?

Os expongo a continuación algunas dudas que, en base a mi experiencia, a todos nos asaltan a la hora de decidir o no realizar una inversión en sistemas de información avanzados.

Todo me funciona y estoy muy cómodo como estoy ¿De verdad he de cambiar?

Realmente no, si esto fuera así, pero si miramos más en detalle probablemente hayan cientos de procesos en nuestras compañías que no se están realizando adecuadamente porque han ido evolucionando y nuestro software de gestión no lo ha hecho con ellos. Pero hay más razones, los cambios legales, el avance imparable y revolucionario de la tecnología hace que todo cambie. Quizá debiéramos cambiar esta pregunta por ¿de verdad hago las cosas de la mejor manera posible o las hago de la mejor manera que me permiten mis sistemas?

Mi compañía tiene una forma muy particular de hacer las cosas ¿habrá algo para mi?

Pues con toda probabilidad, existen miles de soluciones en el mercado: sectoriales, de amplio espectro, verticales. No creo que nos equivoquemos si decimos que existen expertos casi en cualquier cosa. Lo importante en este punto es tener claro cuales son nuestros requerimientos para seleccionar aquella herramienta que más se ajuste a nosotros y, sobre todo, aquel partner que durante el proceso de selección nos demuestre el mayor conocimiento del sector y, por tanto, mayor capacidad para entender perfectamente nuestro proyecto.

Lo veo claro, pero se que es un proceso difícil ¿como puedo garantizar el éxito?

Por supuesto hemos de seleccionar los socios y las herramientas adecuadas, pero esto no lo es todo. Los procesos de cambio de ERP suponen habitualmente cambios en los procedimientos y operativa interna y estos cambios afectan a las personas. Liderar y gestionar estos cambios dentro de nuestra organización nos acercará mucho al éxito. Gestionar las expectativas, tener en cuenta al usuario y ayudarle a entender que es lo que se espera de el y como pretendemos que lo haga en este nuevo entorno nos facilitará enormemente el camino al éxito. Las personas son la clave.

Tengo claro que esto será un gran esfuerzo también en lo económico ¿como voy a rentabilizar mi inversión?

Gran pregunta. Es importante conocer su respuesta antes de comenzar y tenerla clara en todo momento. Esto nos dará las energías que necesitamos para empujar hacia el cambio y llevarlo a cabo. Normalmente tenemos claros dos o tres puntos por donde retornará nuestra inversión: incrementar la rotación de stock o reducirlo, automatizar procesos manuales que restan tiempo a nuestros equipos, obtener gran cantidad de información analítica veraz y en tiempo real para la toma de decisiones, etc. Pero también hay muchos otros puntos que nos retornarán la inversión y que no siempre vemos con tanta claridad, pero que ahi están, como por ejemplo, que nuestro equipo realice tareas de mayor valor añadido, la posibilidad de adaptarnos de manera mucho más ágil a los cambios de nuestro entorno y por tanto reducir nuestro time-to-market, tener la tranquilidad de saber que nuestros sistemas cumplen con la legalidad vigente y la cumplirán el el futuro, es cuestión de rascar un poco y los beneficios irán apareciendo, os lo aseguro.

Estoy decidido pero ¿que hay de la nube? ¿donde pongo mis sistemas?

Esta cuestión depende de varios factores, pero no es una decisión difícil, puedes leer más sobre ella en mi artículo "ERP en la nube: pros y contras"

Autor

Imagen de Francisco Bernal Mora

Director Área Business Management