Los retos de la dirección financiera (Parte 1)

Asegura el flujo y la exactitud de la información

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El departamento financiero constituye el punto donde consolida toda la información del resto de departamentos de la compañía. Además, todos estaremos de acuerdo en que una de las principales funciones de los directores financieros es asegurar el flujo y la exactitud de la información financiera hacia el exterior (cuentas anuales, auditores, bancos, socios), y hacia el interior, la compañía.

¿Cuáles de nuestros productos son más rentables? ¿Qué departamentos funcionan mejor? ¿Qué rentabilidad nos deja un determinado cliente? ¿Cómo ha funcionado determinada cosa históricamente?

Tendría sentido, por tanto tener un único repositorio de información de donde la información fuera fácil de obtener, desde cualquier punto de vista y de una forma coherente y sin fisuras.

Sin embargo, en muchos casos los directores financieros o sus colaboradores se ven abocados a trabajar con múltiples orígenes de información, con datos truncados o relativos, sin toda la información. Usando herramientas como Excel a fin de consolidar toda información. Todos sabemos la cantidad de trabajo y frustraciones que esto genera en nuestros equipos a la hora de obtener un reporte o un dato que se salga de lo habitual.

Un ERP como Sage X3 o Sage 200c conecta todos los departamentos de la empresa (finanzas, ventas, compras, comercial, almacén, producción) y esta es la clave para obtener informes financieros relevantes y exhaustivos. Estamos en el origen de las transacciones y nosotros decidimos la información que deseamos obtener a todos los niveles (financiero y analítico). Dejamos por tanto de “mendigar” la información y la obtenemos de la fuente pura, sin necesidad de “precocinados” .

Operaciones internacionales y marcos jurídicos

La complejidad es aún mayor cuando en nuestras compañías se nos presentan escenarios internacionales. Existen muchas formas de traspasar nuestras fronteras: vender, comprar o subcontratar en otros países, establecer centros logísticos, crear filiales, adquirir compañías en el extranjero, integrarse con clientes o proveedores de otros países.

Son decisiones que competen al ámbito estratégico, pero que tienen una repercusión inmediata y muy grande nuestras empresas y nuestros departamentos financieros.

La complejidad aumenta en gran medida, obligándonos a gestionar divisas, tipos de cambio, cartas de crédito, a presentar impuestos y llevar contabilidades bajo otras normativas fiscales.

Recordemos que al principio dijimos que hemos de asegurar el flujo y la exactitud de la información, tanto financiera como analítica. Hacer esto con múltiples sociedades, múltiples divisas, e incluso múltiples legislaciones con múltiples planes de cuenta así a priori se ve que es una tarea harto compleja.

Sage X3 de nuevo nos proporciona una base sólida sobre la que trabajar. Nos permite reflejar nuestra realidad societaria, incluso si está formada de empresas sujetas a legislaciones o divisas diferentes, nos permite cumplir con nuestras obligaciones fiscales en cada país en los que estemos presentes.

La obtención del dato

Sage X3 a la vez automatiza la consolidación en un plan de cuentas de reporting o genera automáticamente contra asientos si introducimos asientos en cuentas marcadas como cuentas grupo. Esto hace que una única base de datos y una única instalación de X3 se convierta en el repositorio de toda la información de mi compañía, tenga una o varias sociedades, cuente con una o varias plantas, opere en uno o varios países. Podemos basarnos en X3 o podemos usarlo como fuente de la información que usaremos para tomar decisiones, en nuestra tan querida Excel, o en herramientas de BI avanzadas como Qlik.

En la obtención del dato el tiempo también es un factor determinante, podemos generar indicadores a medida de cada uno de los perfiles de usuario y podemos usar la información histórica, la presente para realizar pronósticos cada vez más acertados.

Los riesgos

Como ejecutivos de nuestras compañías hemos de estar al tanto de lo que en ellas sucede. Sage X3 y Sage 200c ponen a nuestra disposición herramientas de generación de alertas en base a los criterios que nosotros determinemos. Además, con la gestión de workflows de X3 podremos implementar todos los mecanismos de control y autorización que consideremos oportunos, el sistema se encarga de redistribuir la información y hacérsela llegar rápida y concisa a quien ha de tomar la decisión.

En cuanto a riesgos de clientes ambos ERP nos permitirán conocer el riesgo que tenemos concedido y consumido en cada cuenta y como se descompone. Además, en el caso de Sage X3, pudiendo consolidar importes por tercero, consolidar el riesgo para todas las sociedades del grupo y desplegar circuitos de validación para autorizar operaciones excepcionales.

Flexibilidad

La flexibilidad es otro de los factores clave en las compañías, construir un sistema férreo de procesos que no permita el cambio puede provocar que nuestras organizaciones se ahoguen en burocracia, no controlar tampoco es una opción.

Nuestras familias de producto Sage 200c y Sage X3 nos proporcionan un entorno robusto y adaptable de forma que todos nuestros procesos de negocio quedan reflejados en el fijándolos y extendiéndolos por toda nuestra organización. Además, tecnologías como los procesos visuales de Sage X3 nos van a permitir alterar y mejorar nuestros procesos de negocio haciéndolos llegar a todos los implicados en un tiempo record desde que se toma la decisión del cambio.

Fotografía de portada: Freepik

Autor

Imagen de Francisco Bernal Mora

Director Área Business Management