¿Cual es el mejor momento para cambiar el ERP?

Elegir el momento adecuado para el cambio de ERP es una decisión delicada. Te mostramos aquellos puntos importantes en los que debes fijar tu atención antes de abordar este tipo de proyecto

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Sin duda, el momento más elegido por las empresas para el cambio de ERP es final de año. Este periodo coincide con los cierres contables y presentación de impuestos y nos permite realizar cambios , por ejemplo en el plan de cuentas, que en otro momento serían más difíciles (a la hora de consolidar información financiera, calcular impuestos, etc).

Sin embargo esto no debe condicionar nuestra decisión de arranque por varias razones, la primera es que para comenzar a utilizar un nuevo ERP a principio de año deberíamos haber completado las fases previas al arranque.

El análisis de requerimientos, el diseño y la validación de la solución de negocio a implantar, la formación, la instalación y configuración de la herramienta, los desarrollos, los interfaces, la carga de datos, los test y las validaciones son tareas que, seguramente, nos llevarán meses y que debiéramos tener completadas al momento del arranque.

Otra razón podría ser el estado de nuestros sistemas de información. Si estamos experimentando problemas que afectan a nuestro negocio, si no podemos atender a los clientes o los atendemos de forma inadecuada, si sabemos que en cualquier momento nos podemos quedar sin nuestro programa de gestión o la información que obtenemos de el es errónea o incompleta no deberíamos esperar para arrancar nuestro ERP.

Pero la razón más importante es nuestro propio negocio. Puede que nuestra compañía no cierre ejercicio a final de año o puede que la estacionalidad de nuestro producto o servicio haga que en esta época o los meses previos al arranque nuestro equipo vaya al 200%. Esto debe condicionar nuestra decisión sobre la fecha de arranque en gran medida. Es importante tener presente que un cambio de ERP en una empresa requiere un gran esfuerzo, no solo por parte del equipo de implantadores (nuestros usuarios clave, consultores externos, desarrolladores) sino también del resto de nuestro personal (formaciones, pruebas en paralelo, validaciones, reuniones de análisis ,etc. )

En resumen, no debiéramos tener ninguna fecha preestablecida, debemos poner sobre la mesa todos los condicionantes, del negocio, fiscales, organizativos, de carga laboral, etc y tomar una decisión a partir de ahí, sabiendo que debemos de contar con unos meses de preparación del arranque.

Estos meses de preparación pueden variar bastante dependiendo de la complejidad del proyecto, os pongo un par de ejemplos:

  • Para un proyecto de Sage Murano de finanzas y gestión no demasiado complejo deberíamos contar de 1 a 3 meses desde que se inicia el proyecto hasta que estemos en disposición de arrancar.
  • Para un proyecto de Sage Murano más complejo con gestión finanzas y fabricación nos podemos ir de 2 a 6 meses antes de poder arrancar.

Y para proyectos más complejos y en empresas más grandes que abordaríamos con Sage X3 finanzas, distribución y producción podríamos estar hablando de 3 a 9 meses antes de estár en disposición de arrancar.

Sin embargo, si hablamos de otros proyectos que no tienen que ver con la funcionalidad core de nuestras compañias como la implantación de un CRM o de una herramienta de gestión de la tesorería o un sistema de planificación de la producción avanzado a capacidad finita donde la complejidad y el alcance están mucho más acotados los plazos se reducen considerablemente.

Evidentemente esta información es orientativa, cada proyecto tiene sus propios condicionantes y ritmos , es en la fase de análisis donde el equipo de implantadores y vosotros determinaréis finalmente el calendario y las fechas para cada una de las partes del proyecto.

A estos plazos también hay que sumarle los tiempos que se consumen en la fase de elección de solución y negociación comercial antes de la firma y arranque del proyecto.

Si has decidido cambiar tu ERP este año, no debemos perder ni un segundo, contacta con nosotros y comecemos.

Autor

Imagen de Francisco Bernal Mora

Director Área Business Management