Optimiza la gestión integrando tu ERP con aplicaciones retail específicas

Tener un buen ERP e integrarlo con las mejores aplicaciones específicas del sector retail  te permite aprovechar lo mejor de cada una de ellas

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Llevo veinte años implicado en proyectos de implantación ERP desde distintos ángulos: he sido cliente e implantador.

En todos los proyectos, sin excepción, he encontrado herramientas específicas que complementan el ERP, siendo necesario realizar integraciones más o menos complejas. En aquellas donde la integración no se ha diseñado con suficiente esmero, ha sido un motivo importante de retraso en la implantación. Sin embargo, un diseño eficaz y eficiente, y la completa implicación de todos los actores: implantador, cliente y el equipo del software específico, han facilitado la consecución del objetivo: implantar e integrar, sin morir en el intento.  Veamos cómo integrar tu ERP con aplicaciones específicas de retail.

Utilizar las herramientas adecuadas es clave para gestionar tu negocio

La utilización de un buen ERP no ha de estar reñida con la necesidad de disponer de otras aplicaciones específicas en el sector de retail y distribución, como pueden ser los Terminales de Punto de Venta (TPV) y Sistemas de Gestión de Almacén (SGA). Por ello, integrar tu ERP con estas aplicaciones específicas es de vital importancia para tu negocio. En este artículo sólo contemplaremos la integración con TPV.

Caso de aplicación

Integración de tu ERP con tu aplicación de TPV

Las herramientas de gestión empresarial (ERP) que abarcan todo un abanico de procedimientos en tu empresa, pueden quedar, en ocasiones, un escalón por debajo de tus necesidades en la gestión de tiendas.

Hay funciones específicas que el ERP difícilmente podrá cubrir con soltura, ya que no está diseñado para ello. En cambio, un software TPV está especialmente pensado para realizar dichas tareas, con un sencillo interfaz para pantalla táctil. Desde la venta en mostrador, devoluciones, la compra a proveedor o a central de compras, la gestión del stock de tienda, así como herramientas de fidelización, gestión de promociones, etc.

La integración entre el ERP y el software de TPV ha de ser bidireccional, y ha de incluir información sobre:

Datos maestros

  • Artículos
  • Tiendas
  • Tarifas
  • Proveedores
  • Planogramas

 

Datos de transacción

  • Tickets de caja
  • Tickets de canje o devolución
  • Movimientos de stock en tienda
  • Traspasos de stock entre tiendas
  • Importes de cobros y abonos
  • Pedidos de compra a centra o proveedor

 

Procedimientos técnicos de integración

Un buen software debe disponer de procedimientos de integración eficientes. Si no es el caso, no es un buen software y no te conviene.  Los procedimientos que ofrece un software para su integración son sus API. Desde los ficheros planos hasta los web services, los procedimientos difieren por sus capacidades, retardo y  funcionalidad. La elección de un sistema u otro dependerá de las exigencias de cada proceso.

Ficheros planosFicheros XMLTablas intermediasWeb Services
A favor
Admite mayor cantidad de operaciones, con menor volumen de datos transmitidos. Procedimiento muy estandarizadoLa aplicación puede disponer de tablas de interfaz, que se rellenan por SQL, directamente o mediante llamadas a procedimientos publicados, y es la propia aplicación la que las utiliza para la importación de datos, con los controles pertinentes. Para inmediatez y consulta interactiva del resultado, los Web Services serán la elección más adecuada.
 Puede combinarse con Web ServicesEn las mismas tablas se puede consultar el resultado de las integraciones. Permiten desacoplar ambas aplicaciones y no requieren compartir ningún directorio ni servicio FTP para el intercambio de información. 
  Es un procedimiento bastante rápido, tanto en volumen, como en respuesta.  
En contra
Obliga a gestionar también mediante ficheros el resultado de las operaciones. Al igual que el procedimiento anterior, puede requerir un repositorio compartido o un sistema FTP, aunque no necesariamente, ya que puede combinarse con Web Services para el intercambio de información.Ambas aplicaciones deberán tener acceso a la misma BBDD para realizar las interacciones.El volumen de datos que requiere cada comunicación será, habitualmente, mayor, siendo preferible este método cuando la cantidad de datos a integrar sea baja.
Este procedimiento requerirá la existencia de un repositorio compartido de ficheros, bien a través de protocolos de compartición en red, o mediante FTP.  Este sistema penaliza la cantidad de información transmitida, ya que, por cada dato, hay que informar de su significado.  
No es interactivo.   

El flujo de información entre ambas aplicaciones ha de ser cuidadosamente planificado y periodificado. El tratamiento de errores ha de prever que existirá casuística imprevista y debe permitir a los responsables de la aplicación, tratar con agilidad dichos casos, ayudando a su resolución. La prioridad absoluta ha de ser la venta en tienda, para lo que el abastecimiento de estas ha de estar garantizado. Es la clave para el éxito en el sector retail.

Bajo mi experiencia, el objetivo se puede alcanzar plenamente con un ERP como Sage X3, que aporta buenas herramientas de integración, haciendo más sencillo el proceso de diseño e implantación. Sage X3 es un ERP muy flexible y eficaz a la hora de realizar integraciones. Su funcionalidad estándar permite cubrir perfectamente las necesidades del sector retail y de distribución.

En sucesivos artículos abordaré la integración con Sistemas de Gestión de Almacén (SGA), así como los diferentes procedimientos de integración, sus ventajas y sus inconvenientes.

Autor

Imagen de Ximo Vidal

Consultor Funcional ERP

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